Le stime del settore valutano una chiamata persa di un nuovo paziente tra $900 e $1.200 di produzione nel primo anno. Il calcolo non riguarda l'efficienza; riguarda il paziente che ha chiamato lo studio più in basso nella strada.
Uno studio aperto dalle 8 alle 17, quattro giorni a settimana, è irraggiungibile per circa tre quarti delle ore della settimana. I pazienti decidono quando hanno tempo per chiamare, e di solito non è durante quegli orari.
Quando il personale della reception è con un paziente, il telefono squilla a vuoto. Un nuovo paziente che raggiunge la segreteria telefonica raramente lascia un messaggio e raramente richiama.
Il momento in cui il suo team si allontana dalla scrivania è proprio quando i pazienti lavoratori possono chiamare. L'AI gestisce il sovraccarico durante la giornata, non solo durante la notte.
Non è un centralino automatico né un servizio di trascrizione della segreteria. Sostiene una conversazione vera e può portare a termine il lavoro.
Nessuna musica di attesa, nessuna coda, nessun messaggio fuori orario. Risponde di notte, nei weekend e durante il sovraccarico dell'ora di pranzo quando la reception è occupata.
Legge le disponibilità reali dal suo software gestionale e registra l'appuntamento, così ciò che viene proposto al paziente è ciò che il suo team vedrà il mattino seguente.
Un'AI receptionist che non può vedere la sua agenda è un servizio di segreteria con una grammatica migliore. Questi sono i sistemi che leggiamo e su cui scriviamo direttamente, e le pagine che specificano esattamente cosa supporta ciascuno.
API diretta ed eConnector. Legge l'agenda, registra appuntamenti e note.
Per saperne di piùLettura dell'agenda in tempo reale e prenotazione appuntamenti, inclusi nuovi pazienti.
Per saperne di piùOltre 60 integrazioni attraverso il nostro livello di connessione. Verifichi cosa supporta il suo sistema.
Per saperne di piùLe chiamate riguardano informazioni sui pazienti, il che rende il telefono una superficie HIPAA. Ogni studio Intake.Dental ottiene un Business Associate Agreement eseguito che copre le funzionalità AI senza costi aggiuntivi, e i fornitori AI sottostanti sono vincolati dai propri accordi e non utilizzano i suoi dati per addestrare i loro modelli.
Le disponibilità provengono dalla sua agenda, non dal modello. Se non c'è nulla alle 14:00 di giovedì, non propone le 14:00 di giovedì.
Registrazioni, trascrizioni e risultati sono nel suo pannello di controllo. Se ha gestito qualcosa male, lo saprà e potrà modificare il modo in cui risponde.
Un software che risponde al telefono del suo studio e sostiene una conversazione reale con il chiamante: può rispondere a domande sul suo studio, consultare la sua agenda in tempo reale, prenotare o spostare un appuntamento nel suo software gestionale e inoltrare la chiamata a una persona quando necessario. Non è un centralino automatico né un servizio di segreteria: il chiamante parla normalmente e ottiene una risposta.
La maggior parte dei chiamanti capisce rapidamente di parlare con un assistente automatizzato, e non fingiamo altrimenti: si identifica come assistente del suo studio. Ciò che conta per un paziente alle 21:00 è che il telefono abbia risposto e l'appuntamento sia stato prenotato, piuttosto che una segreteria che nessuno ascolterà fino a lunedì.
Prenota. Le disponibilità vengono lette dalla sua agenda in tempo reale e l'appuntamento viene registrato nel suo software gestionale, ed è questa la differenza tra un'AI receptionist e un servizio di segreteria. Ciò che ogni sistema supporta varia, quindi le pagine di integrazione lo specificano per ogni PMS.
La lingua è scelta dal chiamante, non da chi si trova alla reception. Lo stesso vale per i moduli di ammissione che invia successivamente.
Dolore, traumi e qualsiasi situazione che non può risolvere vengono indirizzati a una persona o gestiti secondo le sue regole, con un messaggio preciso anziché un'ipotesi.
Orari, posizione, parcheggio, assicurazioni accettate, costi della visita, se ricevete bambini: le domande che occupano la sua reception tutto il giorno.
Ogni chiamata arriva come trascrizione e riepilogo nel suo pannello di controllo, così nulla dipende dal ricordo di qualcuno su ciò che è stato detto.
Se un medico si dà malato o lo studio rimane chiuso per la giornata: basta selezionare il giorno o la colonna del medico e l’IA contatta telefonicamente ogni paziente interessato, si scusa e riprogramma l’appuntamento per la stessa durata con lo stesso medico (o con un igienista per le pulizie dentali), oppure lo annulla o organizza una richiamata. Ogni paziente riceve inoltre un’e-mail dal vostro studio che conferma la decisione presa.
Se un genitore prenota per sé e per i propri due figli, oppure se un figlio maggiorenne chiama per conto di un genitore, basta una sola telefonata: si verifica l’identità del paziente, si prenotano gli appuntamenti uno dopo l’altro e si inseriscono tutti nel tuo calendario.
Le chiamate urgenti vengono instradate secondo le Sue regole — a un numero di reperibilità, a una persona specifica o direttamente — anziché essere gestite dall'IA. L'escalation è qualcosa che Lei configura, non qualcosa che Lei spera accada.
No, e gli studi che lo acquistano per questo motivo di solito rimangono delusi. Risponde alle chiamate che nessuno stava gestendo: fuori orario, nei weekend e durante i picchi mentre il Suo team è con un paziente. Il lavoro che elimina è il tempo di attesa e i messaggi in segreteria, non le persone.
Sì. Funziona all'interno della stessa piattaforma conforme a HIPAA del resto del Suo account, con un Business Associate Agreement che ogni studio riceve automaticamente e che copre esplicitamente le funzionalità IA.
Collegare il Suo software gestionale e indirizzare la linea fuori orario all'IA è un'operazione che si completa in giornata. La maggior parte degli studi inizia solo con il fuori orario, ascolta le chiamate della prima settimana e poi amplia gli orari da lì.
È inclusa nei piani che comprendono l'AI front office, anziché essere tariffata per chiamata o per minuto. Pricing contiene tutti i dettagli.
Dalla scheda “Calendario” si seleziona il giorno, o semplicemente la colonna relativa a quel professionista, e la receptionist AI chiama ogni paziente presente in quella colonna dal numero del vostro studio. Spiega il cambiamento, si scusa e propone appuntamenti della stessa durata (lo stesso medico per le visite mediche, qualsiasi igienista per le pulizie dentali). Il paziente può prenotare un nuovo appuntamento durante la chiamata, annullare per il momento o chiedere che lo richiamino. I pazienti che non rispondono ricevono un messaggio in segreteria, un SMS, un’e-mail e un’altra chiamata circa due ore dopo. Il vostro team vede in tempo reale l’esito di ogni chiamata e riceve un riepilogo al termine del ciclo.
La maggior parte degli studi odontoiatrici perde nuovi pazienti a causa della segreteria telefonica, non per via di un concorrente. Una receptionist AI risponde al primo squillo, controlla l'agenda live, prenota l'appuntamento nel software gestionale dello studio e passa a un operatore umano solo quando è davvero necessario — in oltre 29 lingue, 24 ore su 24.
Indirizzi la Sua linea fuori orario all'IA, ascolti le chiamate che gestisce e ampli gli orari quando si fida. Nessun contratto a lungo termine.
